マニュアルを作成・整備しても、現場でのマニュアルの閲覧が進まないことも多々あります。
どうやったら欲しいマニュアルにたどり着きやすくなるのか、お悩みの方も多いですよね。
利用者がマニュアルを探す経路で代表的なものはフォルダ経由ですが、マニュアルを利用者にきちんと見つけてもらうためは、一つの経路だけでなく、様々な閲覧経路を準備することが重要です。
まずは現場でマニュアルを閲覧できる端末を準備
マニュアルがTeachme Bizに揃っていても、困ったときにすぐに見られる環境が整備されていないと、マニュアルは活用されません。
とくに小売業や飲食業の方だと、「休憩室のPC1台でしか見られない」ということも多々あります。
いざ困ったときに手元で見られなかったり、他の人が端末を使っているとマニュアルを見る習慣が根付きません。
全員に端末を準備するのが難しい場合は、共有の端末を複数準備するだけでも効果的です。タブレット・スマートフォンであれば持ち運びもできるので、新人など、特にマニュアルを見ることが多い社員やスタッフに一時的に貸与する、という運用もおすすめです。
コストの問題もありますが、ネットワークを整備したりBYOD*を実施するなど、まずはTeachme Bizにいつでもかんたんにアクセスできる環境を整えることが非常に大事です。
*Bring your own device：従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、それを業務に使用すること
閲覧端末を整備できたら、動線の改善や機能の活用をして、マニュアルを見つけやすくする取り組みをしましょう。
マニュアルの主要な閲覧経路は４つある
マニュアルを閲覧していくにあたって､利用者は以下の４つの経路のいずれか､もしくは複数の方法で閲覧しています｡
①フォルダから辿って見つける
②「検索機能」で検索して見つける
③配信機能で管理者から個別に配信してもらう（閲覧者は探さない）
④その他の便利な機能を活用して見つける
４つの方法のどこから閲覧する割合が高いか
この４つの経路の中で､利用者が選ぶ割合が高いのは､
①フォルダから辿って見つける
です。
企業文化やフォルダ構成にもよりますが、多い会社だと大体7割くらいの利用者がこちらの方法で探しています。
よって、最初に取り組むこととして、検討すべきは①の方法です。
①フォルダから辿って見つける
まず、フォルダ構成をしっかり整えてあげる事がマニュアルに辿り着いてもらうための近道になります｡
フォルダを作成する際に部署単位で分けることも多いですが､利用者によっては業務カテゴリ軸で探す場合も多いです。
フォルダやサブフォルダの構成を業務カテゴリや用途別に作ってみたり工夫できる余地は無いでしょうか？
一方で、フォルダの構成を変えるには、かなり時間と人手が必要になります。時間や人手が十分にない場合は、以下の方法に取り組むのをおすすめします。
②「検索機能」で検索して見つける
時間とコストをかけずに取り組めるのが、検索機能を使ってマニュアルを探して閲覧していく方法になります｡
使いこなすと大変便利で、利用者が慣れてしまえば、フォルダを辿るよりも検索でマニュアルを探すようになります。
「検索」を根付かせることのメリット
検索する習慣を根付かせるメリットは､マニュアルに辿り着くまでの圧倒的に時間を減らせることです｡
ですが､「検索をしたことが無いので使わない」、「検索することに苦手意識を持っていて使っていない」という方は意外と多いです｡
「検索」の根付かせ方
最初は､検索方法について説明する機会を設けたり､慣れるまでは一緒に検索を行ってあげたりするなど丁寧なフォローが必要です｡
作成段階で気をつけることとして､検索にきちんと引っかかるように､マニュアル作成者がタイトルや説明文を工夫することが重要です。また、検索タグをしっかり付けることも有効です｡
さらに､検索の方法も､「すべてのマニュアルから検索」､「フォルダ内から検索」など様々な方法があります｡以下のマニュアルを参考にしていただきながら､検索方法を訴求し、利用者がマニュアルに辿り着きやすくすると、徐々に「検索」は根付いてきます｡
検索しやすくするための改善方法
Teachme Bizの検索ログを見ることで､利用者がどんな検索ワードで検索をしていて、その結果、欲しいマニュアルを見つけることができたかどうかを把握することができます。
検索したときに、マニュアルを見つけられる体験を何度もすることで、利用者が困ったときにTeachme Bizを見る習慣ができていきます。
検索タグの活用法については、以下の記事に詳しく記載しております。
③配信機能で管理者から個別に配信してもらう
マニュアルは利用者が探すだけでなく、管理者が必要なマニュアルを利用者に配信し、必ず見ておくべきマニュアルを通知することができます。
「タスク配信機能」で単発業務の依頼をマニュアル付きで通知
タスク配信機能を使うと、マニュアルをタスクにして利用者に送信することができます。
例えば､
- 提出書類の書き方のマニュアルを今月中の提出期限で送信する
- 新しいレシピや商品情報のマニュアルを今週中の確認期限で送信する
- 緊急度の高い、パソコンやツールのアップデートをお願いする
など様々なシーンで使えます。
タスク配信機能は、ただマニュアルを配信するだけでなく、ユーザーのタスクの実施状況まで把握することができます。
タスクの実行率を上げるために、未実施のユーザーだけを選択し、再度タスクを配信することも可能です。
タスク機能は使用したことが無い方は是非一度使ってみてください｡
「トレーニング機能」で事前に業務を覚える
トレーニング機能は、教育を受ける社員に対して必要なマニュアルをコースとして集約・配信する機能です。
例えば､
- 新人向けの、接客方法の業務に関するコース
- 店舗マネージャーなど、責任者向けの業務に関するコース
- 使い方が豊富な機械など、覚えることが多岐に渡る業務に関するコース
など､こちらも様々な使い方が想定できます｡
弊社でも実際にトレーニング機能を活用したオンライン研修を運用しています。
関連記事：テレワーク環境でも新入社員研修を効率化。集合研修からオンライン研修に切り替え研修時間を4分の1に圧縮。
トレーニング機能では、コースを送信した後に進捗状況を確認できますので､新人教育やフォローアップ教育の場面で活用できます。
また、配信したコースはいつでも見ることができるので、修了した内容の復習につかうことも可能です。
※トレーニング機能は、ベーシックプラン以上で使える機能です
④その他の便利な機能を活用して見つける
フォルダや検索、配信機能以外にも、利用者が必要なときにマニュアルを見つけられる便利な機能があります。
「QRコード」からアクセスする
Teachme Bizには、マニュアルのURLをQRコード化する機能があります。
プリンターでQRコードをシールとして印刷し、必要な場所に貼っておくことで、QRコードをスマートフォン等で読み込むだけで直接マニュアルを見てもらうことができます。
たとえば、
・会議室のプロジェクターの使い方
・コピー機のトナー交換の方法
・機械のメンテナンス方法
など､機械や設備のそばにQRコードを貼っておき、操作方法をすぐに確認できます。
ユーザーのMipox株式会社様でも、QRコードを活用したマニュアルの導線作りに取り組まれています。
関連記事：製造の現場でカイゼンが広がる。クラウドだからできるTeachme Bizの活用法｜第５回User Conference レポート： Mipox様編
「新着マニュアル」「最近見たマニュアル」「ブックマーク」から探す
Teachme Bizでは、利用者自身が最近見たマニュアルを確認したり、ブックマークする機能があります。
これらの機能をしっかり利用してもらうことで、利用者ごとによく使うマニュアルにすぐにアクセスしやすくなります。
最近見たマニュアル：マニュアルの閲覧履歴を最新のものから50件確認できる（Webブラウザ版のみ）
ブックマーク：お気に入りとして登録しておいたマニュアルを確認できる
また、「新着マニュアル」を見ることによって、ここ2週間以内に新しく公開されたマニュアルを見ることができます。
こちらの3つの機能の存在を訴求することにより、Teachme Bizの利用が一層進むことも少なくありません。
利用者の状況を把握を施策の最初に
様々な施策を紹介してきましたが､まずは利用者がどのような状態か、現状を把握し､それにあった施策を打つことが非常に大切です。
Teachme Bizには閲覧状況を分析するレポート機能も備わっているので、そちらを活用して、利用状況をチェックした上で、改善に取り組みましょう。